Có rất nhiều yếu tố, nguyên nhân khiến số tồn kho khác với số lượng hàng hóa tồn thực tế dẫn đến quá trình kiểm kho của doanh nghiệp vẫn xảy ra trường hợp sai sót và nhầm lẫn.

Nhanh.vn xin đưa ra một số kinh nghiệm kiểm kho giúp cho quá trình kiểm kho của doanh nghiệp luôn chính xác nhất.

1. Kinh nghiệm kiểm kho

1.1 Trường hợp dùng Máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch (đầu tít mã vạch) giúp quá trình kiểm kho được tiến hành một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn không đưa ra được một quy trình kiểm kho chặt chẽ, việc sai sót là khó tránh khỏi.

Một số trường hợp mà đa số các doanh nghiệp hay gặp phải như sau:

– Tít 02 lần/sản phẩm: Do tít đúp vào sản phẩm. Khi đó hệ thống sẽ ghi nhận sản phẩm đó 02 lần tương đương với số lượng = 02 sản phẩm.
​- File import thiếu sản phẩm: Khi tít mã vạch, nếu không đặt con trỏ chuột đúng cột mã vạch thì hệ thống sẽ không nhận được mã vạch sản phẩm. Do đó file import sẽ bị thiếu sản phẩm.
– Quét (tít) thiếu sản phẩm/khu vực nào đó.
– Dán sai tem/In sai tem của sản phẩm: Tem mã vạch của sản phẩm này được dán cho sản phẩm kia, hệ thống không phân biệt được chính xác mã vạch được kiểm là của sản phẩm nào.
– Import 01 file nhiều lần.​

1.2 Cách khắc phục, giảm thiểu rủi ro kiểm kho

– Phân tách khu vực, đánh dấu khu vực/dãy hàng/kệ hàng trước khi kiểm kho.
– Mỗi phân khu nên kiểm bởi 01 file Import, tránh kiểm kho 02 khu vực trên 01 file Import kiểm kho.
– Đánh tên file kiểm kho theo khu vực kiểm để tránh trường hợp import nhầm file, import nhiều lần.
– Nên kiểm kê thủ công trước để so sánh với số lượng được ghi nhận thông qua máy quét (đầu tít) mã vạch, giảm thiểu tối đa sai sót về lượng.

2. Rà soát lại hàng hóa sau kiểm kho

Sau khi kiểm kho, ghi nhận số lượng hàng hóa thất thoát, mất mát. Bạn nên kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác của kết quả kiểm kho.

Một số phương án được đề xuất kiểm tra như sau:

– Kiểm tra lại lịch sử import: Tại module Lịch sử Import, bạn rà soát lại lịch sử Import kiểm kho xem có import đủ/trùng file hay không ?​

– Kiểm tra lại số tồn thực tế của các sản phẩm được báo chênh lệch (thừa/thiếu): Để loại trừ khả năng kiểm kê thủ công sai số lượng thực tế.
– Kiểm tra lại chi tiết xuất nhập kho (XNK):  Tại Danh sách sản phẩm XNK bạn cần rà soát lại số lượng phiếu XNK được lập ra.

Nếu cùng một thời điểm, cùng một ngày, có số sản phẩm và số lượng sản phẩm XNK, nội dung ghi chú và mô tả giống nhau thì khả năng cùng 01 phiếu XNK được lập làm 02 lần (đúp phiếu).

Ví dụ: Chỉ có 02 sản phẩm có phát sinh xuất nhập kho nhưng có 02 người dùng (02 tài khoản) cùng lập phiếu, hệ thống sẽ ghi nhận số lượng sản phẩm là 04 sản phẩm. Khi kiểm kho, hệ thống báo thừa 02 sản phẩm.

Cách xử lý: Xóa bớt 01 phiếu thừa hoặc làm thêm phiếu nhập/xuất bù trừ số lượng cho phiếu đã nhập/xuất đó.

– Kiểm tra lại số tồn trong Danh sách sản phẩm: Tại Danh sách sản phẩm kiểm tra lại trạng thái của sản phẩm.

Nếu sản phẩm đang ở trạng thái đang chuyển kho: Số tồn không ghi nhận vào hệ thống.
Nếu sản phẩm đang ở trạng thái lỗi/ ghi nhận mất hàng: Kiểm tra lại khu vực hàng lỗi để xác nhận lại số lượng tồn đúng.

– Kiểm tra lại trạng thái (duyệt/ chưa duyệt) của Danh sách phiếu yêu cầu XNK:

Kiểm tra lại tình trạng của toàn bộ các phiếu yêu cầu nhập xuất tới kho/cửa hàng đang kiểm. Nhiều trường hợp, trên thực tế kho/cửa hàng đang kiểm đã ghi nhận số lượng hàng nhập xuất, chuyển kho tuy nhiên chưa xác nhận lại trên phiếu XNK trên hệ thống, do đó hệ thống sẽ báo thừa khi kiểm kho và ngược lại.

– Bán hàng nhầm mã: Do thu ngân/bán hàng nhập sai mã, tên sản phẩm,…

Trường hợp này khá phổ biến trong các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các sản phẩm chia thuộc tính màu sắc, size số,…; sản phẩm tương tự nhau; tem mã vạch/mã sản phẩm bị mờ, biến dạng; và dán sai tem sản phẩm/ mã vạch của sản phẩm.

Để kiểm tra lại sự chênh lệch hàng hóa (số tồn bị âm), vào Danh sách sản phẩm lọc những sản phẩm có tồn âm bằng cách click chọn  để lọc ra Danh sách sản phẩm có trạng thái tồn âm.

Sau đó, xem xét xem liệu các sản phẩm bị số lượng âm này, có thể nhầm với các sản phẩm đang bị thiếu không, liệu có thể cho phép bù trừ cho nhau được không ?

– Kiểm tra lại chi tiết XNK:

​Tại Báo cáo Chi tiết XNK  kiểm tra lại chi tiết số lượng sản phẩm xuất nhập kho, có thể do hệ thống thống kê sai sót.

Trường hợp đơn hàng đã được giao thành công nhưng trên hệ thống không cập nhật, số lượng xuất nhập kho không được trừ đi.

Khi đó cần truy cập Danh sách đơn hàng, lọc Đơn hàng thành công kiểm tra lại số lượng đơn hàng thành công có khớp với số lượng sản phẩm được xuất nhập kho hay không?

Hoặc truy cập Danh sách hóa đơn bán hàng, kiểm tra lại số lượng sản phẩm trong toàn bộ hóa đơn và đối chiếu với số lượng hàng hóa XNK trong khoảng thời gian đó có khớp hay không?

Thông thường là khi đã có hóa đơn/ đã giao thành công hệ thống tự động trừ xuất nhập kho .

Rà soát lại xem các đơn hàng đã check đúng trạng thái chưa? Có đơn nào đã giao thành công mà lại check sai trạng thái là không thành công hay không?

– Chưa nhận hàng chuyển hoàn.

Tại  Danh sách đơn hàng ,lọc các đơn hàng có trạng thái Đã chuyển hoàn và đối soát lại với bộ phận chịu trách nhiệm nhận hàng chuyển hoàn xem sản phẩm trên thực tế đã được chuyển hoàn hay chưa?

Thông thường khi hãng vận chuyển bàn giao hàng hóa cho Nhanh.vn, hệ thống vẫn để ở trạng thái “Đang chuyển hoàn”. Chỉ khi nào doanh nghiệp nhận được bàn giao hàng hóa thực tế, mới đổi trạng thái đơn hàng sang “Đã chuyển hoàn” để loại bỏ sản phẩm khỏi Danh sách đang chuyển hàng trong Danh sách sản phẩm.

Việc đổi trạng thái thủ công này, dễ gây thất thoát hàng hóa và khó kiếm soát. Bạn nên thận trọng với nghiệp vụ này.

– Kiểm tra lại lịch sử XNK

Đối với phiếu XNK bị xóa: Tại Sản phẩm XNK bị xóa kiểm tra lại toàn bộ danh sách sản phẩm xuất nhập kho bị xóa phiếu khỏi hệ thống.

Nếu những sản phẩm có tình trạng kiểm kho thiếu nằm trong lịch sử xóa phiếu XNK, cần kiểm tra kỹ càng để tìm ra nguyên nhân xóa phiếu, sai lệch số lượng.

Đối với phiếu XNK bị sửa đổi

Bằng cách truy cập vào Danh sách sản phẩm XNK, kiểm tra toàn bộ phiếu có lịch sử sửa đổi (những phiếu có lịch sửa đổi, tại cột ID phiếu ,có thêm dòng chữ .

Click vào dòng  để kiểm tra chi tiết nội dung bị sửa đổi trong phiếu.

Ví dụ: ID phiếu nhập kho 13804216 có lịch sử sửa đổi mức giá nhập, từ 30.000 đ thành 28.000 đ.